Die Promotion an der Humanwissenschaftlichen Fakultät (HF) geschieht in der Regel als Individualpromotion. Das heißt, Promovierende bearbeiten hierbei ein Forschungsthema ihrer Wahl und werden von einer Betreuungsperson oder einem Betreuungsteam (Erst- und Zweitbetreuer*innen) wissenschaftlich beraten.

Voraussetzung für ein Promotionsstudium:

• Sie müssen ein (grobes) Thema identifiziert haben, zu dem Sie forschen möchten.
• Sie haben eine*n promotionsberechtigte*n Hochschullehrer*innen der HF gefunden, die*der Sie bei der Erstellung Ihrer Dissertation betreut. Eine entsprechende schriftliche Zusage (Betreuungszusage) muss dem Antrag auf Zulassung zum Promotionsstudium angefügt sein.

Für die Suche nach einer Betreuungsperson, die Kontaktaufnahme und die erforderlichen Absprachen sind Promotionsinteressierte selbst verantwortlich.

Manchmal ist es aus fachlicher Sicht sinnvoll oder ratsam, eine*n Professor*in aus einer anderen Fakultät der Universität zu Köln oder einer anderen Hochschule als Zweitbetreuer*in zu wählen, z. B. für ein interdisziplinär angelegtes Promotionsprojekt.
Dies ist möglich, sofern die*der gewünschte Zweitbetreuer*in habilitiert ist.
In diesem Fall muss zuvor ein entsprechender schriftlicher Antrag im Promotionsbüro eingereicht werden. Der Antrag kann formlos erfolgen, muss aber kurz zum Ausdruck bringen, warum die betreffende Person besonders geeignet und kompetent wäre, die betreffende Dissertation zu begutachten.

Wenn ein Thema und eine Betreuung gefunden sind, kann die Zulassung zum Promotionsstudium beantragt werden.

Der Antrag beginnt mit einer Registrierung in Docfile, dem Doktorandenportal der Universität zu Köln: https://www.portal.uni-koeln.de/docfile.html.

Ihre promotionsrelevanten Daten und Dokumente werden in Docfile erfasst und während des gesamten Promotionsprozesses im Promotionsbüro bearbeitet.

Ein Registrierungsassistent führt Sie durch den Registrierungsprozess.

Für die Registrierung in Docfile halten Sie bitte elektronische Kopien der folgenden Dokumente bereit:

• eingescannte Zeugnisse bzw. Hochschulabschlüsse (Urkunden und Prüfungszeugnisse)
• ausgefüllte und unterschriebene Betreuungszusage (Formular zum Download in der rechten Spalte)

Wenn Sie Ihre Registrierung erfolgreich abgeschlossen haben, erhalten Sie ein Docfile-Aktenzeichen.

Im Anschluss an Ihre Registrierung in Docfile beantragen Sie bitte außerdem von sich aus die Zulassung zum Promotionsstudium im Promotionsbüro; verwenden Sie bitte hierfür das entsprechende Antragsformular.
Die Registrierung in Docfile ist zwar Voraussetzung, ersetzt aber nicht den Antrag auf Zulassung, den Sie schriftlich oder in einem persönlichen Termin im Promotionsbüro stellen müssen. Das Docfile-Aktenzeichen ist auf dem Antragsformular zur Zulassung zum Promotionsstudium einzutragen.

Über sämtliche Promotionsangelegenheiten entscheidet der Promotionsausschuss bzw. die dem Promotionsausschuss vorsitzende Person.

Der Promotionsausschuss wird administrativ und organisatorisch durch das Promotionsbüro der HF unterstützt und ist die Anlaufstelle für sämtliche Promotionsangelegenheiten, die durch die geltende Promotionsordnung geregelt sind.

Das Promotionsbüro prüft nach Ihren Unterlagen,

• Zulassungsantrag (Formular zum Download in der rechten Spalte)
• Betreuungszusage (Formular zum Download in der rechten Spalte)
• Zeugnisse Urkunden (amtlich beglaubigte Kopien)

ob Sie die Zulassungsvoraussetzungen für ein Promotionsstudium nach § 5 der Promotionsordnung vom 18. Dezember 2018 erfüllen.

Zurzeit sind der Antrag auf Zulassung als Doktorand*in und die Betreuungszusage mit den amtlich beglaubigten Kopien aller Hochschulabschlüsse (Zeugnisse und Urkunden) per E-Mail an promotionen-hfuni-koeln.de zu versenden. Die Anträge werden zunächst digital bearbeitet.

Die Unterlagen sind später (voraussichtlich nach dem 20.04.2020) in Papierform nachzureichen.

Die Bearbeitung Ihres Antrags kann einige Wochen in Anspruch nehmen. Sofern sich Rückfragen zu den bisher vorliegenden Informationen und Angaben ergeben, wird das Promotionsbüro Kontakt zu Ihnen aufnehmen.

Sofern für die Zulassung zum Promotionsstudium zusätzliche Schritte erforderlich sind, z. B. eine Eignungsprüfung oder ein Eignungsfeststellungsverfahren, so erhalten Sie ebenfalls entsprechende Mitteilungen aus dem Promotionsbüro.

Ansprechperson im Promotionsbüro ist Frau Karin Schüller.

Adresse:

Promotionsbüro der Humanwissenschaftlichen Fakultät
Gronewaldstr. 2, Raum 0.107 (alt: Raum 21)
50931 Köln

Telefon: 0221 / 470 – 4619

Telefonische Sprechstunde: donnerstags 13.30 - 15.30 Uhr

Sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, erteilt der Promotionsausschuss Ihnen die Zulassung zum Promotionsstudium. Ein entsprechender schriftlicher Bescheid wird Ihnen vom Promotionsbüro zugesandt. Falls eine Zulassung zum Promotionsstudium nicht möglich sein sollte, werden Sie vom Promotionsbüro schriftlich darüber informiert.

Die Promotion an der Humanwissenschaftlichen Fakultät setzt ein Promotionsstudium voraus, das mindestens zwei Semester dauert. Während des Promotionsstudiums sollen Promovierende als Promotionsstudent*in an der Universität zu Köln immatrikuliert sein.

Mit dem Zulassungsbescheid aus dem Promotionsbüro können Sie sich im Studierendensekretariat der Universität zu Köln zum Promotionsstudium einschreiben (hier erhalten Sie auch einen Studierendenausweis).

Sie können insgesamt 12 Semester im Promotionsstudium eingeschrieben sein.
Nach Ablauf der 12 Semester erfolgt normalerweise die Exmatrikulation durch das Studierendensekretariat der Universität zu Köln. In begründeten Ausnahmefällen ist es aber möglich, die Immatrikulation um zwei weitere Semester zu verlängern. Hierzu muss dem Studierendensekretariat eine Bescheinigung des Promotionsbüros vorgelegt werden, wonach die Verlängerung der Studienzeit zum Abschluss der Promotion erforderlich ist.

Auch nach der Exmatrikulation durch das Studierendensekretariat der Universität zu Köln bleibt die Zulassung der Fakultät zum Promotionsstudium weiterhin gültig, d. h. Sie können Ihre Promotion an der Fakultät auch dann abschließen, wenn Sie bereits exmatrikuliert sind.

Sofern Ihnen in Ihrem Zulassungsbescheid nicht besondere Auflagen gemacht wurden, gestalten Sie Ihre Promotionsstudien in Absprache mit Ihrer Betreuungsperson / Ihrem Betreuungsteam selbstständig und eigenverantwortlich.

Die Dissertation, an der Sie nun arbeiten, kann in unterschiedlicher Form vorgelegt werden:

• Als monographische Dissertation (Einzelschrift)
• Als monographiebasierte Dissertation mit Teilpublikationen. Sie haben hierbei die Möglichkeit eine Monographie zu schreiben, in der Teilergebnisse bereits veröffentlicht sind, bevor die gesamte Dissertation vorgelegt wird, ohne dass hierzu ein gesonderter Antrag erforderlich wäre.
  Wenn Sie Ihre Dissertation einreichen, soll diese in einem gesonderten Abschnitt darauf hinweisen, welche Teile bereits vorab veröffentlicht wurden.
• Als publikationsbasierte Dissertation. Die kumulative Dissertation besteht aus mehreren einzelnen Forschungsarbeiten sowie aus einem Manteltext, der die Forschungsarbeiten in einen thematisch und methodisch kohärenten Zusammenhang einordnet.
  In der Regel ist eine Veröffentlichung der Einzelarbeiten in anerkannten Fachzeitschriften mit Peer-Review-Verfahren erforderlich. In zwei der Einzelarbeiten muss die promovierende Person Erstautor*in sein, und die Arbeiten sollten mindestens zur Publikation angenommen sein.
  In der Frage nach dem angemessenen Umfang und Aufwand der Publikationsleistung bestehen fachspezifische Unterschiede. Bitte lassen Sie sich daher zum erforderlichen Umfang und Aufwand Ihrer Publikationsleistungen von Ihren Betreuer*innen beraten.

Sowohl für die publikationsbasierte, kumulative Dissertation als auch für die monographiebasierte Dissertation mit Teilpublikationen gilt: Wenn Sie Ihre Einzelarbeiten gemeinsam mit mehreren weiteren Autor*innen verfasst haben, muss die Dissertation einen gesonderten Abschnitt enthalten, in dem Ihr Eigenanteil an den in Kooperation erzielten Ergebnissen beschrieben ist.

Im Verlauf des Promotionsprozesses kann sich herausstellen, dass eine andere als die zunächst von Ihnen gewählte Dissertationsform sich als sachlich angemessener erweist. In diesem Fall ist es möglich, die Dissertationsform nachträglich zu ändern.

Die fakultätsweite Graduiertenschule „Managing Diversity & Transition – Vielfalt & Wandel gestalten“ macht ihren Mitgliedern zusätzliche Beratungs-, Qualifizierungs- und finanzielle Unterstützungsangebote, die Ihre individuelle Betreuung komplementär ergänzen.

Als Promovierende der Humanwissenschaftlichen Fakultät sind Sie automatisch Mitglied der Graduiertenschule.

Zu Beginn Ihrer Promotion sollten Sie an einem Einführungstag teilnehmen; darüber hinaus sind mit der Mitgliedschaft in der Graduiertenschule keine weiteren Pflichten verbunden („passive Mitgliedschaft“).

Finanzielle Förderung und Unterstützung gewährt die Graduiertenschule nur „aktiven Mitgliedern“.

Wenn Sie daher finanzielle Unterstützung der Graduiertenschule beantragen möchten, z. B. für eine Tagungsreise oder einen eigenen Workshop, müssen Sie belegen, dass Sie sich aktiv am Betreuungs- und Qualifizierungskonzept der Graduiertenschule beteiligt haben (mindestens einmal pro Jahr); Beispiele für Aktivitäten, die zur Antragstellung berechtigen, werden in den jeweiligen Ausschreibungen genannt.

Informationen zur Graduiertenschule, zur Mitgliedschaft und zu den Angeboten finden Sie hier (Link zur Graduiertenschule).

Mit der Abgabe Ihrer Dissertation beantragen Sie die Zulassung zum Promotionsverfahren. Dieser Zeitpunkt entscheidet auch darüber, wann Sie die mündliche Prüfung ablegen können.

Promotionstermine

Die Promotionsverfahren werden in mehreren Phasen pro Semester nach festen Stichtagen zeitlich synchronisiert. D. h. der frühestmögliche Termin zur mündlichen Prüfung richtet sich danach, bis zu welchem Stichtag spätestens Ihr Promotionsantrag im Promotionsbüro eingegangen ist. Falls ein Stichtag zur Abgabe nicht mehr erreicht wird, ist die mündliche Prüfung erst in der nächstfolgenden Phase möglich.

Eine Übersicht über die aktuellen Promotionsphasen finden Sie hier.

Promotionsantrag

Der vollständige Promotionsantrag ist in § 11 der Promotionsordnung geregelt. Er umfasst neben dem förmlichen Antragsschreiben und der Dissertation weitere Dokumente und Unterlagen und ist im Promotionsbüro einzureichen. Eine Checkliste über die erforderlichen Unterlagen nach PromO 18.12.2018 finden Sie in der rechten Spalte.

Der vollständige Promotionsantrag zur Eröffnung des Promotionsverfahrens sowie die Dissertation im PDF-Format sind per E-Mail an promotionen-hfuni-koeln.de zu versenden, da die Verfahrenseröffnung digital bearbeitet wird.

Bitte achten Sie auch in der elektronischen Fassung auf Vollständigkeit. D. h., dass in der PDF-Version des Promotionsantrags sämtliche in der Checkliste aufgeführten Dokumente enthalten sein müssen.

Zusätzlich müssen die kompletten Unterlagen zur Verfahrenseröffnung in der Druckversion mit den Originalunterschriften bereitgehalten und später mit einem Exemplar der Dissertation als Print und einer digitalen Version der Dissertation auf CD nachgereicht werden.

Sie können Vorschläge (a) zu den Gutachtenden und (b) (mit den beteiligten Personen abgestimmte und den Prüfungsphasen entsprechende) Vorschläge zum Termin der mündlichen Prüfung sowie zur Besetzung der Prüfungskommission machen; die Auswahl und Bestellung der Gutachtenden erfolgen aber durch den Promotionsausschuss.

Wenn das Promotionsverfahren eröffnet wird, erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung aus dem Promotionsbüro. Darüber hinaus werden keine Auskünfte zum Stand des Verfahrens erteilt. Zu gegebener Zeit erhalten Sie eine schriftliche Benachrichtigung.

Begutachtung

Die Gutachten über Ihre Dissertation werden von uns bestellt. Die Frist für die Gutachten ist sechs Wochen (voraussichtliche Abgabefristen der Gutachten).

Anschließend erhalten die promotionsberechtigten Mitglieder der Fakultät für zwei Wochen Gelegenheit zur Einsicht in die Dissertation und die Gutachten.

Anschließend erhalten Sie einen schriftlichen Bescheid darüber, ob Ihre Dissertation angenommen oder abgelehnt wurde, sowie über die Note der schriftlichen Leistung. In diesem Schreiben wird auch der Termin für die Disputation bestätigt.

Nachdem Sie Bescheid bekommen haben, dass Ihre Dissertation angenommen wurde, steht die Disputation an. Die mündliche Prüfung ist in der Regel fakultätsöffentlich. Sie haben, wenn Sie Ihren Promotionsantrag einreichen, jedoch die Möglichkeit, der Öffentlichkeit schriftlich zu widersprechen.

Die Disputation dauert in der Regel 90 Minuten. Hiervon sollen max. 30 Minuten auf Ihren mündlichen Vortrag entfallen; die übrige Zeit ist für die Diskussion Ihrer Dissertation mit der Prüfungskommission vorgesehen. Sie sollten hier die Ergebnisse Ihrer Dissertation vorstellen und verteidigen, und somit auch in der Lage sein, Ihre Forschungsergebnisse in einem größeren Kontext zu diskutieren. Erkundigen Sie sich bei Ihren Betreuer*innen bezüglich der Fokussierung der Inhalte.

Aus aktuellen Anlass sind bis auf Weiteres auch Disputationen per Videokonferenz  zulässig, sofern Sie selbst und die Mitglieder der Prüfungskommission dem zustimmen und über die technischen Voraussetzungen verfügen.
Das Team von Graduiertenschule und Promotionsbüro berät Sie gerne zu Vorbereitung und Durchführung der Videokonferenz.

Unmittelbar im Anschluss an Vortrag und Diskussion entscheidet die Prüfungskommission darüber, ob die Disputation bestanden wurde, und legt die Note fest. Die Entscheidung wird Ihnen unmittelbar im Anschluss an die Disputation bekanntgegeben.

Nach der mündlichen Prüfung erhalten Sie automatisch ein Zeugnis.

Nach erfolgreich bestandener Disputation sind Ihre Promotionsangelegenheiten final erfüllt, wenn Sie Ihre Dissertation auch veröffentlicht haben.

Erst dann erhalten Sie auch die Promotionsurkunde und haben das Recht, den Doktortitel zu führen.

Obwohl Sie die Disputation erfolgreich bestanden haben, sind Ihre Promotionsangelegenheiten erst dann final erfüllt, wenn Sie Ihre Dissertation auch veröffentlicht haben.

Erst dann erhalten Sie auch die Promotionsurkunde und haben das Recht, den Doktortitel zu führen.

Es gibt verschiedene Wege der Veröffentlichung:

• Veröffentlichung in einem Verlag als Einzelpublikation, innerhalb einer wissenschaftlichen Reihe oder in einer wissenschaftlichen Zeitschrift;
• Veröffentlichung durch privaten Druck oder Vervielfältigung in fest gebundener Form;
• Veröffentlichung in digitaler Form im Internet nach Maßgabe der jeweils geltenden Richtlinien zur Abgabe elektronischer Dissertationen der Universitäts- und Stadtbibliothek Köln KUPS (Link zu KUPS)
• im book-on-demand-Verfahren.

Die Promotionsurkunde, die Sie dazu berechtigt, den Doktortitel zu führen, erhalten Sie, sobald Sie die geforderten Belegexemplare Ihrer veröffentlichten Dissertation eingereicht haben.

Die gedruckten Pflichtexemplare der Dissertation sind einzureichen in der

Universitäts- und Stadtbibliothek Köln
Abteilung Hochschulschriften, Tausch, Geschenk
Universitätsstraße 33, D-50931 Köln
Raum 4.002 (4. Etage).

Telefon: (0221) 4703318 oder 470-2573

Sie erhalten dann eine Empfangsbestätigung.

Diese müssen Sie, zusammen mit dem gegengezeichneten Revisionsschein und ggfs. auch einer Kopie des Verlagsvertrages bzw. der Bestätigung des Verlags über die Auflagenhöhe, im Promotionsbüro der Humanwissenschaftlichen Fakultät einreichen. Bitte beachten Sie dazu die Hinweise für die Veröffentlichung der Dissertation.

Es gibt die Möglichkeit, die Promotionsurkunde auch dann schon zu erhalten, wenn die Dissertation noch nicht veröffentlicht, die Veröffentlichung aber bereits gesichert ist, z.  B. indem ein entsprechender Verlagsvertrag zur Veröffentlichung geschlossen wurde und vorgelegt werden kann.

Hierzu müssen Sie im Promotionsbüro einen begründeten schriftlichen Antrag stellen, der auch von der erstgutachtenden Person befürwortet wird.

Auch in diesem Fall gilt, dass die Pflichtexemplare spätestens zwei Jahre nach der Disputation, wie gefordert, vorgelegt werden müssen.

Die Humanwissenschaftliche Fakultät veranstaltet jährlich im Wintersemester eine Promotionsfeier, um sich von denjenigen, die ihre mündliche Prüfung bestanden haben, zu verabschieden und ihre Forschungsleistungen zu würdigen.

Zur Promotionsfeier werden diejenigen mit Ihren Freunden und Familien eingeladen, die im vergangenen Jahr ihre Disputation erfolgreich abgelegt haben, unabhängig davon, ob die Dissertation bereits veröffentlicht wurde.

Wir freuen uns bereits darauf, Sie zur Promotionsfeier begrüßen zu dürfen!

Das könnte dann so aussehen: