Um an der Humanwissenschaftlichen Fakultät promoviert zu werden, müssen Sie sich in Docfile registrieren, dem Doktorandenportal der Universität zu Köln: https://www.portal.uni-koeln.de/docfile.html.
Wenn Sie sich daher noch  nicht in Docfile registriert haben, holen Sie dies bitte umgehend nach.

Ihre promotionsrelevanten Daten und Dokumente werden in Docfile erfasst und während des gesamten Promotionsprozesses im Promotionsbüro bearbeitet.

Ein Registrierungsassistent führt Sie durch den Registrierungsprozess.

Für die Registrierung in Docfile halten Sie bitte elektronische Kopien der folgenden Dokumente bereit:

• eingescannte Zeugnisse bzw. Hochschulabschlüsse (Urkunden und Prüfungszeugnisse)
• ausgefüllte und unterschriebene Betreuungszusage

Die Promotion an der Humanwissenschaftlichen Fakultät setzt ein Promotionsstudium voraus, das mindestens zwei Semester dauert. Während des Promotionsstudiums sollen Promovierende als Promotionsstudent*in an der Universität zu Köln immatrikuliert sein.

Mit dem Zulassungsbescheid aus dem Promotionsbüro können Sie sich im Studierendensekretariat der Universität zu Köln zum Promotionsstudium einschreiben (hier erhalten Sie auch einen Studierendenausweis).

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, der Graduiertenschule der Humanwissenschaftlichen Fakultät beizutreten.

Sie können insgesamt 12 Semester im Promotionsstudium eingeschrieben sein.
Nach Ablauf der 12 Semester erfolgt normalerweise die Exmatrikulation durch das Studierendensekretariat der Universität zu Köln. In begründeten Ausnahmefällen ist es aber möglich, die Immatrikulation um zwei weitere Semester zu verlängern. Hierzu muss dem Studierendensekretariat eine Bescheinigung des Promotionsbüros vorgelegt werden, wonach die Verlängerung der Studienzeit zum Abschluss der Promotion erforderlich ist.

Auch nach der Exmatrikulation durch das Studierendensekretariat der Universität zu Köln bleibt die Zulassung der Fakultät zum Promotionsstudium weiterhin gültig, d. h. Sie können Ihre Promotion an der Fakultät auch dann abschließen, wenn Sie bereits exmatrikuliert sind.

Mit der Abgabe Ihrer Dissertation beantragen Sie die Zulassung zum Promotionsverfahren. Dieser Zeitpunkt entscheidet auch darüber, wann Sie die mündliche Prüfung ablegen können.

Promotionstermine

Die Promotionsverfahren werden in mehreren Phasen pro Semester nach festen Stichtagen zeitlich synchronisiert. D. h. der frühestmögliche Termin zur mündlichen Prüfung richtet sich danach, bis zu welchem Stichtag spätestens Ihr Promotionsantrag im Promotionsbüro eingegangen ist. Falls ein Stichtag zur Abgabe nicht mehr erreicht wird, ist die mündliche Prüfung erst in der nächstfolgenden Phase möglich.

Eine Übersicht über die aktuellen Promotionsphasen finden Sie hier.

Promotionsantrag

Der vollständige Promotionsantrag ist in § 10 der Promotionsordnung geregelt. Er umfasst neben dem förmlichen Antragsschreiben und der Dissertation weitere Dokumente und Unterlagen und ist im Promotionsbüro einzureichen. Eine Checkliste über die erforderlichen Unterlagen nach PromO 10.05.2010 finden Sie in der rechten Spalte.

Der vollständige Promotionsantrag zur Eröffnung des Promotionsverfahrens sowie die Dissertation im PDF-Format sind per E-Mail an promotionen-hfuni-koeln.de zu versenden, da die Verfahrenseröffnung digital bearbeitet wird.

Bitte achten Sie auch in der elektronischen Fassung auf Vollständigkeit. D. h., dass in der PDF-Version des Promotionsantrags sämtliche in der Checkliste aufgeführten Dokumente enthalten sein müssen.

Zusätzlich müssen die kompletten Unterlagen zur Verfahrenseröffnung in der Druckversion mit den Originalunterschriften bereitgehalten und später mit einem Exemplar der Dissertation als Print und einer digitalen Version der Dissertation auf CD nachgereicht werden.

Sie können Vorschläge (a) zu den Gutachtenden und (b) (mit den beteiligten Personen abgestimmte und den Prüfungsphasen entsprechende) Vorschläge zum Termin der mündlichen Prüfung sowie zur Besetzung der Prüfungskommission machen; die Auswahl und Bestellung der Gutachtenden erfolgen aber durch den Promotionsausschuss.

Wenn das Promotionsverfahren eröffnet wird, erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung aus dem Promotionsbüro. Darüber hinaus werden keine Auskünfte zum Stand des Verfahrens erteilt. Zu gegebener Zeit erhalten Sie eine schriftliche Benachrichtigung.

Begutachtung

Die Gutachten über Ihre Dissertation werden von uns bestellt. Die Frist für die Gutachten ist sechs Wochen (voraussichtliche Abgabefristen der Gutachten).

Anschließend erhalten die promotionsberechtigten Mitglieder der Fakultät für zwei Wochen Gelegenheit zur Einsicht in die Dissertation und die Gutachten.

Anschließend erhalten Sie einen schriftlichen Bescheid darüber, ob Ihre Dissertation angenommen oder abgelehnt wurde, sowie über die Note der schriftlichen Leistung. In diesem Schreiben wird auch der Termin für die Disputation bestätigt.

Nachdem Sie Bescheid bekommen haben, dass Ihre Dissertation angenommen wurde, steht die Disputation an. Die mündliche Prüfung ist in der Regel fakultätsöffentlich. Sie haben, wenn Sie Ihren Promotionsantrag einreichen, jedoch die Möglichkeit, der Öffentlichkeit schriftlich zu widersprechen.

In der Disputation sollen Sie zeigen, dass Sie in der Lage sind, die wissenschaftlichen Ergebnisse Ihrer Dissertation auf der Grundlage dreier schriftlich vorgelegter Thesen zu verteidigen. Zwei dieser Thesen sollen den Gegenstand und die Ergebnisse Ihrer Dissertation in einen größeren Kontext innerhalb Ihres Faches einordnen. Beraten Sie sich zur Wahl Ihrer Thesen und zur Fokussierung der Inhalte mit Ihren Betreuer*innen.
Die Disputation dauert in der Regel 90 Minuten. Hiervon sollen max. 30 Minuten auf die mündliche Darlegung Ihrer drei Thesen entfallen; die übrige Zeit ist für die Diskussion Ihrer Thesen mit der Prüfungskommission vorgesehen.

Aus aktuellen Anlass sind bis auf Weiteres auch Disputationen per Videokonferenz  zulässig, sofern Sie selbst und die Mitglieder der Prüfungskommission dem zustimmen und über die technischen Voraussetzungen verfügen.
Das Team von Graduiertenschule und Promotionsbüro berät Sie gerne zu Vorbereitung und Durchführung der Videokonferenz.

Unmittelbar im Anschluss an Vortrag und Diskussion entscheidet die Prüfungskommission darüber, ob die Disputation bestanden wurde, und legt die Note fest. Die Entscheidung wird Ihnen unmittelbar im Anschluss an die Disputation bekanntgegeben.

Nach der mündlichen Prüfung erhalten Sie automatisch ein Zeugnis.

Nach erfolgreich bestandener Disputation sind Ihre Promotionsangelegenheiten final erfüllt, wenn Sie Ihre Dissertation auch veröffentlicht haben.

Erst dann erhalten Sie auch die Promotionsurkunde und haben das Recht, den Doktortitel zu führen.

Obwohl Sie die Disputation erfolgreich bestanden haben, sind Ihre Promotionsangelegenheiten erst dann final erfüllt, wenn Sie Ihre Dissertation auch veröffentlicht haben.

Erst dann erhalten Sie auch die Promotionsurkunde und haben das Recht, den Doktortitel zu führen.

Es gibt verschiedene Wege der Veröffentlichung:

• Veröffentlichung in einem Verlag als Einzelpublikation, innerhalb einer wissenschaftlichen Reihe oder in einer wissenschaftlichen Zeitschrift;
• Veröffentlichung durch privaten Druck oder Vervielfältigung in fest gebundener Form;
• Veröffentlichung in digitaler Form im Internet nach Maßgabe der jeweils geltenden Richtlinien zur Abgabe elektronischer Dissertationen der Universitäts- und Stadtbibliothek Köln KUPS (Link zu KUPS).

Die Promotionsurkunde, die Sie dazu berechtigt, den Doktortitel zu führen, erhalten Sie, sobald Sie die geforderten Belegexemplare Ihrer veröffentlichten Dissertation eingereicht haben.

Die gedruckten Pflichtexemplare der Dissertation sind einzureichen in der

Universitäts- und Stadtbibliothek Köln
Abteilung Hochschulschriften, Tausch, Geschenk
Universitätsstraße 33, D-50931 Köln
Raum 4.002 (4. Etage).

Telefon: (0221) 4703318 oder 470-2573

Sie erhalten dann eine Empfangsbestätigung.

Diese müssen Sie, zusammen mit dem gegengezeichneten Revisionsschein und ggfs. auch einer Kopie des Verlagsvertrages bzw. der Bestätigung des Verlags über die Auflagenhöhe, im Promotionsbüro der Humanwissenschaftlichen Fakultät einreichen. Bitte beachten Sie dazu auch die Hinweise für die Veröffentlichung der Dissertation.

Es gibt die Möglichkeit, die Promotionsurkunde auch dann schon zu erhalten, wenn die Dissertation noch nicht veröffentlicht, die Veröffentlichung aber bereits gesichert ist, z.  B. indem ein entsprechender Verlagsvertrag zur Veröffentlichung geschlossen wurde und vorgelegt werden kann.

Hierzu müssen Sie im Promotionsbüro einen begründeten schriftlichen Antrag stellen, der auch von der erstgutachtenden Person befürwortet wird.

Auch in diesem Fall gilt, dass die Pflichtexemplare spätestens zwei Jahre nach der Disputation, wie gefordert, vorgelegt werden müssen.

Die Humanwissenschaftliche Fakultät veranstaltet jährlich im Wintersemester eine Promotionsfeier, um sich von denjenigen, die ihre mündliche Prüfung bestanden haben, zu verabschieden und ihre Forschungsleistungen zu würdigen.

Zur Promotionsfeier werden diejenigen mit Ihren Freunden und Familien eingeladen, die im vergangenen Jahr ihre Disputation erfolgreich abgelegt haben, unabhängig davon, ob die Dissertation bereits veröffentlicht wurde.

Wir freuen uns bereits darauf, Sie zur Promotionsfeier begrüßen zu dürfen!

Das könnte dann so aussehen: