Was müssen Sie tun, wenn Sie an der HF promovieren wollen?
Die rechtliche Grundlage des Promotionsstudiums ist die Promotionsordnung vom 10.05.2010 (Download); lesen Sie diese aufmerksam durch.
Wesentliche Schritte des Promotionsprozesses haben Sie bereits absolviert. Im Folgenden haben wir die verbleibenden Schritte des Promotionsprozesses aufgelistet (weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie auf den Schritt Ihrer Wahl gehen):
Schritt für Schritt
Sie haben Ihre Dissertation fertiggestellt und wollen diese einreichen (aktuell bis auf Weiteres sowohl schriftlich als auch auf elektronischem Weg)
Mit der Abgabe Ihrer Dissertation beantragen Sie die Zulassung zum Promotionsverfahren. Dieser Zeitpunkt entscheidet auch darüber, wann Sie die mündliche Prüfung ablegen können.
Promotionstermine
Die Promotionsverfahren werden in mehreren Phasen pro Semester nach festen Stichtagen zeitlich synchronisiert. D. h. der frühestmögliche Termin zur mündlichen Prüfung richtet sich danach, bis zu welchem Stichtag spätestens Ihr Promotionsantrag im Promotionsbüro eingegangen ist.
Eine Übersicht über die aktuellen Promotionsphasen finden Sie hier.
Promotionsantrag
Der vollständige Promotionsantrag ist in § 11 der Promotionsordnung geregelt. Er umfasst neben dem förmlichen Antragsschreiben und der Dissertation weitere Dokumente und Unterlagen und ist im Promotionsbüro einzureichen. Eine Checkliste über die erforderlichen Unterlagen nach PromO 18.12.2018 finden Sie in der rechten Spalte.
Der vollständige Promotionsantrag zur Eröffnung des Promotionsverfahrens muss wie folgt eingereicht werden:
- sowohl in der Papierversion per Post an das Promotionsbüro (mit den Originalunterschriften zusammen mit einem gebundenen Exemplar der Dissertation)
- als auch in digitaler Version per E-Mail an promotionen-hf
uni-koeln.de (elektronische Kopien der Antragsunterlagen im PDF-Format)
Der Antrag wird zunächst elektronisch beearbeitet. Entscheidend für die Erreichung einer bestimmten Frist ist der Eingang des elektronischen Antrags. Bitte stellen Sie jedoch sicher, dass die Papierversion Ihres Antrags schnellstmöglich im Promotionsbüro eintrifft.
Bitte achten Sie auch in der elektronischen Fassung auf Vollständigkeit. D. h., dass in der PDF-Version des Promotionsantrags sämtliche in der Checkliste aufgeführten Dokumente enthalten sein müssen.
Sie können Vorschläge (a) zu den Gutachtenden und (b) (mit den beteiligten Personen abgestimmte und den Prüfungsphasen entsprechende) Vorschläge zum Termin der mündlichen Prüfung sowie zur Besetzung der Prüfungskommission machen.
Wenn das Promotionsverfahren eröffnet wird, erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung aus dem Promotionsbüro. Darüber hinaus werden keine Auskünfte zum Stand des Verfahrens erteilt. Zu gegebener Zeit erhalten Sie eine schriftliche Benachrichtigung.
Begutachtung
Die Gutachten über Ihre Dissertation werden von uns bestellt. Die Frist für die Gutachten ist sechs Wochen (voraussichtliche Abgabefristen der Gutachten).
Anschließend erhalten die promotionsberechtigten Mitglieder der Fakultät für zwei Wochen Gelegenheit zur Einsicht in die Dissertation und die Gutachten. Nach Ende der Auslage- und Einspruchsfrist erhalten Sie einen schriftlichen Bescheid darüber, ob Ihre Dissertation angenommen oder abgelehnt wurde, sowie über die Note der schriftlichen Leistung. In diesem Schreiben wird auch der Termin für die Disputation bestätigt.
Ihre Arbeit ist angenommen und die mündliche Prüfung steht bevor (bis auf Weiteres per Videokonferenz möglich)
Nachdem Sie Bescheid bekommen haben, dass Ihre Dissertation angenommen wurde, steht die Disputation an. Die mündliche Prüfung ist in der Regel fakultätsöffentlich. Sie haben jedoch die Möglichkeit, der Öffentlichkeit schriftlich zu widersprechen (mit Einreichung des Antrages auf Eröffnung des Promotionsverfahrens).
Nachdem Ihr Promotionsverfahren eröffnet wurde, vereinbaren Sie bitte einen Termin für die Disputation mit Ihrer Prüfungskommission (unter Beachtung der Promotionstermine). Im Anschluss leiten Sie bitte Datum, Uhrzeit und Form der Prüfung (Präsenz oder online) an das Promotionsbüro weiter.
Disputationen können sowohl in Präsenz als auch als Online-Prüfung gehalten werden:
Präsenz:
Sollte die Prüfung in Absprache mit der Prüfungskommission in Präsenz stattfinden, muss die Raumreservierung durch den/die Doktorand*in selbst organisiert werden.
Online:
Sollten wir keine gegenteilige Information erhalten, gehen wir davon aus, dass die Disputation online als Zoom-Meeting stattfindet. Die Online-Prüfung ("Zoom-Raum") wird von dem/der Vorsitzenden der Prüfungskommission erstellt und die Zugangsdaten im Vorfeld der Disputation an alle Beteiligten versendet.
In der Disputation sollen Sie zeigen, dass Sie in der Lage sind, die wissenschaftlichen Ergebnisse Ihrer Dissertation auf der Grundlage dreier schriftlich vorgelegter Thesen zu verteidigen. Zwei dieser Thesen sollen den Gegenstand und die Ergebnisse Ihrer Dissertation in einen größeren Kontext innerhalb Ihres Faches einordnen. Beraten Sie sich zur Wahl Ihrer Thesen und zur Fokussierung der Inhalte mit Ihren Betreuer*innen. Die Disputation dauert in der Regel 90 Minuten. Hiervon sollen max. 30 Minuten auf die mündliche Darlegung Ihrer drei Thesen entfallen; die übrige Zeit ist für die Diskussion Ihrer Thesen mit der Prüfungskommission vorgesehen.
Unmittelbar im Anschluss an Vortrag und Diskussion entscheidet die Prüfungskommission darüber, ob die Disputation bestanden wurde, und legt die Note fest und teilt Ihnen die Entscheidung mit.
Nach der mündlichen Prüfung erhalten Sie automatisch per E-Mail ein Zeugnis sowie einen Revisionsschein und Hinweise zur Veröffentlichung Ihrer Dissertation.
Nach erfolgreich bestandener Disputation sind Ihre Promotionsangelegenheiten final erfüllt, wenn Sie Ihre Dissertation auch veröffentlicht haben. Erst dann erhalten Sie auch die Promotionsurkunde und haben das Recht, den Doktortitel zu führen.
Sie wollen Ihre Dissertation veröffentlichen
Obwohl Sie die Disputation erfolgreich bestanden haben, sind Ihre Promotionsangelegenheiten erst dann final erfüllt, wenn Sie Ihre Dissertation auch abschließend veröffentlicht haben.
Erst dann erhalten Sie auch die Promotionsurkunde und haben das Recht, den Doktortitel zu führen.
Bitte klären Sie, bevor Sie die Veröffentlichung in Angriff nehmen, mit Ihren Betreuer*innen bzw. den Gutachter*Innen Ihrer Dissertation, ob in den Gutachten Änderungsauflagen gemacht wurden, die vor der endgültigen Veröffentlichung zu erfüllen sind!
Es gibt verschiedene Wege der Veröffentlichung:
- Veröffentlichung in einem Verlag als Einzelpublikation (Mindestauflage von 150 Exemplaren ist im Promotionsbüro nachzuweisen), innerhalb einer wissenschaftlichen Reihe oder in einer wissenschaftlichen Zeitschrift.
Hiervon sind in der USB 6 Pflichtexemplare abzugeben. - Veröffentlichung durch privaten Druck oder Vervielfältigung in fest gebundener Form.
Hiervon sind in der USB 60 Pflichtexemplare abzugeben. - Veröffentlichung in digitaler Form im Internet nach Maßgabe der jeweils geltenden Richtlinien zur Abgabe elektronischer Dissertationen der Universitäts- und Stadtbibliothek Köln KUPS (Link zu KUPS).
Zusätzlich sind in der USB 6 gedruckte Pflichtexemplare abzugeben.
Achtung: Das Folgende gilt nur für kumulative Dissertationen:
Wenn Sie eine kumulative Dissertation verfasst haben, müssen Sie bei der abschließenden Veröffentlichung beachten, dass diese Veröffentlichung erst dann im Sinne der Promotionsordnung komplett ist, wenn auch jene Teile der Dissertation der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wurden, die nicht bereits zuvor in Form eines Zeitschriftenartikels oder eines Aufsatzes in einem Sammelwerk erschienen sind.
Im Falle einer kumulativen Dissertation, die ausschließlich aus bereits publizierten oder angenommenen Artikeln sowie dem Manteltext bestand, bedeutet dies, dass wenigstens der Manteltext der Dissertation noch abschließend veröffentlicht werden muss (mit bibliographischen Hinweisen auf die zugrunde liegenden Einzelstudien.
Wurde eine kumulative Dissertation eingereicht und begutachtet, die neben bereits veröffentlichten oder angenommenen Einzelstudien auch solche enthält, die erst eingereicht waren oder in Vorbereitung, so kann entweder die abschließende Veröffentlichung des Manteltexts erst dann erfolgen, wenn all diese Einzelstudien ebenfalls entweder publiziert oder zumindest angenommen wurden, oder die für die abschließende Veröffentlichung vorgesehene Fassung der Dissertation muss neben dem Manteltext auch jene Studien enthalten, die bislang nicht anderswo separat publiziert oder angenommen wurden.
Bitte beachten Sie, dass auch in diesen Fällen die zweijährige Frist, bis zu der die abschließende Veröffentlichung der Dissertation zu geschehen hat, eingehalten werden muss.
Sofern für bislang weder in einem Verlag publizierte noch zur Publikation angenommene Studien gleichwohl weiterhin eine separate Publikation in einer Zeitschrift oder einem Sammelwerk angestrebt wird, müssen Sie Ihrerseits mit dem betreffenden Verlag klären, dass es sich um Teile einer Qualifikationsarbeit handelt, die in diesem Zusammenhang bereits veröffentlicht wurden bzw. innerhalb der vorgesehenen Zweijahresfrist veröffentlicht werden müssen.
Sie erhalten die Urkunde und dürfen den Doktortitel führen
Die Promotionsurkunde, die Sie dazu berechtigt, den Doktortitel zu führen, erhalten Sie, sobald Sie die geforderten Belegexemplare Ihrer veröffentlichten Dissertation eingereicht haben.
Die gedruckten Pflichtexemplare der Dissertation sind einzureichen in der
Universitäts- und Stadtbibliothek Köln
Abteilung Hochschulschriften, Tausch, Geschenk
Universitätsstraße 33, D-50931 Köln
Raum 4.002 (4. Etage).
Telefon: (0221) 4703318 oder 470-2573
Nach Einreichung der Pflichtexemplare geht dem Promotionsbüro automatisch die Empfangsbestätigung zu.
Den gegengezeichneten Revisionsschein und ggfs. auch eine Kopie des Verlagsvertrages bzw. der Bestätigung des Verlags über die Auflagenhöhe, müssen Sie im Promotionsbüro der Humanwissenschaftlichen Fakultät einreichen (eine Übersendung per E-Mail ist hierbei ausreichend). Bitte beachten Sie dazu die Hinweise für die Veröffentlichung der Dissertation.
Gern möchten wir Ihre Promotion mit Ihnen feiern!
Die Humanwissenschaftliche Fakultät veranstaltet jährlich im Wintersemester eine Promotionsfeier, um sich von denjenigen, die ihre mündliche Prüfung bestanden haben, zu verabschieden und ihre Forschungsleistungen zu würdigen.
Zur Promotionsfeier werden diejenigen mit Ihren Freunden und Familien eingeladen, die im vergangenen Jahr ihre Disputation erfolgreich abgelegt haben, unabhängig davon, ob die Dissertation bereits veröffentlicht wurde.
Wir freuen uns bereits darauf, Sie zur Promotionsfeier begrüßen zu dürfen!
Das könnte dann so aussehen:
Promotionsfeier 2018
