Die Promotion an der Humanwissenschaftlichen Fakultät (HF) geschieht in der Regel als Individualpromotion. Das heißt, Promovierende bearbeiten hierbei ein Forschungsthema ihrer Wahl und werden von einer Betreuungsperson oder einem Betreuungsteam (Erst- und Zweitbetreuer*innen) wissenschaftlich beraten.

Voraussetzung für ein Promotionsstudium:

• Sie müssen ein (grobes) Thema identifiziert haben, zu dem Sie forschen möchten.
• Sie haben eine*n promotionsberechtigte*n Hochschullehrer*innen der HF gefunden, die*der Sie bei der Erstellung Ihrer Dissertation betreut. Eine entsprechende schriftliche Zusage (Betreuungszusage Erstbetreuung) muss dem Antrag auf Zulassung zum Promotionsstudium angefügt sein.

Für die Suche nach einer Betreuungsperson, die Kontaktaufnahme und die erforderlichen Absprachen sind Promotionsinteressierte selbst verantwortlich.

Manchmal ist es aus fachlicher Sicht sinnvoll oder ratsam, eine*n Professor*in aus einer anderen Fakultät der Universität zu Köln oder einer anderen Hochschule als Zweitbetreuer*in zu wählen, z. B. für ein interdisziplinär angelegtes Promotionsprojekt. Dies ist möglich, sofern die*der gewünschte Zweitbetreuer*in habilitiert ist. In diesem Fall muss zuvor ein entsprechender schriftlicher Antrag im Promotionsbüro eingereicht werden. Ein Formular für den Antrag auf Zulassung externer Zweitbetreuer*innen finden Sie in der rechten Spalte im Dokument Betreuungszusage Zweitbetreuung.

Wenn ein Thema und eine Betreuung gefunden sind, kann die Zulassung als Doktorand*in beantragt werden (siehe Schritte 2a und 2b).

Der Antrag beginnt mit einer Registrierung in Docfile, dem Doktorandenportal der Universität zu Köln: https://www.portal.uni-koeln.de/docfile.html.

Ihre promotionsrelevanten Daten und Dokumente werden in Docfile erfasst und während des gesamten Promotionsprozesses im Promotionsbüro bearbeitet.

Ein Registrierungsassistent führt Sie durch den Registrierungsprozess.

Für die Registrierung in Docfile halten Sie bitte elektronische Kopien der folgenden Dokumente im PDF-Format bereit:

• Hochschulzugangsberechtigung, z. B. Abiturzeugnis
• Hochschulabschlüsse (Urkunden und Prüfungszeugnisse)
• ausgefüllte und unterschriebene Betreuungszusage (Formular zum Download in der rechten Spalte dieser Webseite oder im Dokumentenpool von Docfile als „HumF_Betreuungszusage Humanwissenschaftliche Fakultät – Formular“)
• Studienverlaufsbescheinigung oder Exmatrikulationsbescheinigung Ihrer bisher absolvierten Studiengänge

Wenn Sie Ihre Registrierung erfolgreich abgeschlossen haben, erhalten Sie ein Docfile-Aktenzeichen.

Im Anschluss an Ihre Registrierung in Docfile beantragen Sie bitte außerdem von sich aus die Zulassung zum Promotionsstudium im Promotionsbüro; verwenden Sie bitte hierfür das entsprechende Antragsformular.

Die Registrierung in Docfile ist zwar Voraussetzung, ersetzt aber nicht den Antrag auf Zulassung, den Sie schriftlich oder in einem persönlichen Termin im Promotionsbüro stellen müssen. Das Docfile-Aktenzeichen ist auf dem Antragsformular zur Zulassung zum Promotionsstudium einzutragen.

Über sämtliche Promotionsangelegenheiten entscheidet der Promotionsausschuss bzw. die dem Promotionsausschuss vorsitzende Person.

Der Promotionsausschuss wird administrativ und organisatorisch durch das Promotionsbüro der HF unterstützt und ist die Anlaufstelle für sämtliche Promotionsangelegenheiten, die durch die geltende Promotionsordnung geregelt sind.

Unterlagen für die Zulassung gemäß der Promotionsordnung vom 18.12.2018:

Das Promotionsbüro prüft nach Ihren Unterlagen,

• Zulassungsantrag (Formular zum Download in der rechten Spalte)
• Betreuungszusage Erstbetreuung (Formular zum Download in der rechten Spalte dieser Webseite oder im Dokumentenpool von Docfile als „HumF_Betreuungszusage Humanwissenschaftliche Fakultät – Formular“)
• Bachelor Zeugnis und Urkunde (amtlich beglaubigte Kopien)
• Master Zeugnis und Urkunde (amtlich beglaubigte Kopien)

ob Sie die Zulassungsvoraussetzungen für ein Promotionsstudium nach § 5 der Promotionsordnung vom 18. Dezember 2018 erfüllen.

Unterlagen für administrative und hochschulstatistische Zwecke:

Zusätzlich bitten wir Sie, Ihrem Antrag auf Zulassung zum Promotionsstudium für administrative und hochschulstatistische Zwecke auch 

• eine Kopie Ihrer Hochschulzugangsberechtigung und
• eine Studienverlaufsbescheinigung bzw. eine Exmatrikulationsbescheinigung (der Zeitpunkt Ihrer Ersteinschreibung an einer Universität soll aus dem Dokument hervorgehen)

beizufügen.

Um eine zügige Bearbeitung sicherzustellen, senden Sie bitte alle oben genannten Unterlagen sowohl in PAPIERFORM PER POST an das Promotionsbüro als auch PER E-MAIL an promotionen-hfuni-koeln.de.

Die Bearbeitung Ihres Antrags kann einige Wochen in Anspruch nehmen. Sofern sich Rückfragen zu den bisher vorliegenden Informationen und Angaben ergeben, wird das Promotionsbüro Kontakt zu Ihnen aufnehmen.

Sofern für die Zulassung zum Promotionsstudium zusätzliche Schritte erforderlich sind, z. B. eine Eignungsprüfung oder ein Eignungsfeststellungsverfahren, so erhalten Sie ebenfalls entsprechende Mitteilungen aus dem Promotionsbüro.

Ansprechperson im Promotionsbüro ist Frau Katja Honheiser.

Adresse:

Promotionsbüro der Humanwissenschaftlichen Fakultät
Gronewaldstr. 2
Raum 0.109
50931 Köln

Telefon: 0221 / 470 – 4619

Zoom-Sprechstunde:
dienstags 14.00 - 16.00 Uhr + donnerstags 10.00 - 12.00 Uhr

• https://uni-koeln.zoom.us/j/92220404905?pwd=elRUODdOVnFxTXFnTW85OTk4SEtLZz09
• Meeting-ID: 922 2040 4905
• Kenncode: Promotion
• eine Anmeldung vorab ist nicht erforderlich

Sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, erteilt der Promotionsausschuss Ihnen die Zulassung zum Promotionsstudium. Ein entsprechender schriftlicher Bescheid wird Ihnen vom Promotionsbüro zugesandt. Falls eine Zulassung zum Promotionsstudium nicht möglich sein sollte, werden Sie vom Promotionsbüro schriftlich darüber informiert.

Die Promotion an der Humanwissenschaftlichen Fakultät setzt ein Promotionsstudium voraus, das mindestens zwei Semester dauert. Während des Promotionsstudiums sollen Promovierende als Promotionsstudent*in an der Universität zu Köln immatrikuliert sein.

Mit dem Zulassungsbescheid aus dem Promotionsbüro können Sie sich im Studierendensekretariat der Universität zu Köln zum Promotionsstudium einschreiben (hier erhalten Sie auch einen Studierendenausweis).

Sie können insgesamt 12 Semester im Promotionsstudium eingeschrieben sein. Nach Ablauf der 12 Semester erfolgt normalerweise die Exmatrikulation durch das Studierendensekretariat der Universität zu Köln. In begründeten Ausnahmefällen ist es aber möglich, die Immatrikulation um zwei weitere Semester zu verlängern. Hierzu muss dem Studierendensekretariat eine Bescheinigung des Promotionsbüros vorgelegt werden, wonach die Verlängerung der Studienzeit zum Abschluss der Promotion erforderlich ist.

Auch nach der Exmatrikulation durch das Studierendensekretariat der Universität zu Köln bleibt die Zulassung der Fakultät zum Promotionsstudium weiterhin gültig, d. h. Sie können Ihre Promotion an der Fakultät auch dann abschließen, wenn Sie bereits exmatrikuliert sind.

Sofern Ihnen in Ihrem Zulassungsbescheid nicht besondere Auflagen gemacht wurden, gestalten Sie Ihre Promotionsstudien in Absprache mit Ihrer Betreuungsperson / Ihrem Betreuungsteam selbstständig und eigenverantwortlich.

Die Dissertation, an der Sie nun arbeiten, kann in unterschiedlicher Form vorgelegt werden:

• Als monographische Dissertation (Einzelschrift)
• Als monographiebasierte Dissertation mit Teilpublikationen. Sie haben hierbei die Möglichkeit eine Monographie zu schreiben, in der Teilergebnisse bereits veröffentlicht sind, bevor die gesamte Dissertation vorgelegt wird, ohne dass hierzu ein gesonderter Antrag erforderlich wäre.
  Wenn Sie Ihre Dissertation einreichen, soll diese in einem gesonderten Abschnitt darauf hinweisen, welche Teile bereits vorab veröffentlicht wurden.
• Als publikationsbasierte Dissertation. Die kumulative Dissertation besteht aus mehreren einzelnen Forschungsarbeiten sowie aus einem Manteltext, der die Forschungsarbeiten in einen thematisch und methodisch kohärenten Zusammenhang einordnet.
  In der Regel ist eine Veröffentlichung der Einzelarbeiten in anerkannten Fachzeitschriften mit Peer-Review-Verfahren erforderlich. In zwei der Einzelarbeiten muss die promovierende Person Erstautor*in sein, und die Arbeiten sollten mindestens zur Publikation angenommen sein.
  In der Frage nach dem angemessenen Umfang und Aufwand der Publikationsleistung bestehen fachspezifische Unterschiede. Bitte lassen Sie sich daher zum erforderlichen Umfang und Aufwand Ihrer Publikationsleistungen von Ihren Betreuer*innen beraten.

Sowohl für die publikationsbasierte, kumulative Dissertation als auch für die monographiebasierte Dissertation mit Teilpublikationen gilt: Wenn Sie Ihre Einzelarbeiten gemeinsam mit mehreren weiteren Autor*innen verfasst haben, muss die Dissertation einen gesonderten Abschnitt enthalten, in dem Ihr Eigenanteil an den in Kooperation erzielten Ergebnissen beschrieben ist.

Im Verlauf des Promotionsprozesses kann sich herausstellen, dass eine andere als die zunächst von Ihnen gewählte Dissertationsform sich als sachlich angemessener erweist. In diesem Fall ist es möglich, die Dissertationsform nachträglich zu ändern.

Die fakultätsweite Graduiertenschule „Managing Diversity & Transition – Vielfalt & Wandel gestalten“ macht ihren Mitgliedern zusätzliche Beratungs-, Qualifizierungs- und finanzielle Unterstützungsangebote, die Ihre individuelle Betreuung komplementär ergänzen.

Als Promovierende der Humanwissenschaftlichen Fakultät sind Sie automatisch Mitglied der Graduiertenschule.

Mit der Mitgliedschaft in der Graduiertenschule sind keine weiteren Pflichten verbunden („passive Mitgliedschaft“).

Finanzielle Förderung und Unterstützung gewährt die Graduiertenschule nur „aktiven Mitgliedern“.

Wenn Sie daher finanzielle Unterstützung der Graduiertenschule beantragen möchten, z. B. für eine Tagungsreise oder einen eigenen Workshop, müssen Sie belegen, dass Sie sich aktiv am Betreuungs- und Qualifizierungskonzept der Graduiertenschule beteiligt haben (mindestens einmal pro Jahr); Beispiele für Aktivitäten, die zur Antragstellung berechtigen, werden in den jeweiligen Ausschreibungen genannt.

Informationen zur Graduiertenschule, zur Mitgliedschaft und zu den Angeboten finden Sie hier (Link zur Graduiertenschule).

Mit der Abgabe Ihrer Dissertation beantragen Sie die Zulassung zum Promotionsverfahren. Dieser Zeitpunkt entscheidet auch darüber, wann Sie die mündliche Prüfung ablegen können.

Promotionstermine

Die Promotionsverfahren werden in mehreren Phasen pro Semester nach festen Stichtagen zeitlich synchronisiert. D. h. der frühestmögliche Termin zur mündlichen Prüfung richtet sich danach, bis zu welchem Stichtag spätestens Ihr Promotionsantrag im Promotionsbüro eingegangen ist.

Eine Übersicht über die aktuellen Promotionsphasen finden Sie hier.

Promotionsantrag

Der vollständige Promotionsantrag ist in § 11 der Promotionsordnung geregelt. Er umfasst neben dem förmlichen Antragsschreiben und der Dissertation weitere Dokumente und Unterlagen und ist im Promotionsbüro einzureichen. Eine Checkliste über die erforderlichen Unterlagen nach PromO 18.12.2018 finden Sie in der rechten Spalte.

Der vollständige Promotionsantrag zur Eröffnung des Promotionsverfahrens muss wie folgt eingereicht werden:

• sowohl in der Papierversion per Post an das Promotionsbüro (mit den Originalunterschriften zusammen mit einem gebundenen Exemplar der Dissertation)
• als auch in digitaler Version per E-Mail an promotionen-hfuni-koeln.de (elektronische Kopien der Antragsunterlagen im PDF-Format)

Der Antrag wird zunächst elektronisch beearbeitet. Entscheidend für die Erreichung einer bestimmten Frist ist der Eingang des elektronischen Antrags. Bitte stellen Sie jedoch sicher, dass die Papierversion Ihres Antrags schnellstmöglich im Promotionsbüro eintrifft.

Bitte achten Sie auch in der elektronischen Fassung auf Vollständigkeit. D. h., dass in der PDF-Version des Promotionsantrags sämtliche in der Checkliste aufgeführten Dokumente enthalten sein müssen.

Sie können Vorschläge (a) zu den Gutachtenden und (b) (mit den beteiligten Personen abgestimmte und den Prüfungsphasen entsprechende) Vorschläge zum Termin der mündlichen Prüfung sowie zur Besetzung der Prüfungskommission machen.

Wenn das Promotionsverfahren eröffnet wird, erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung aus dem Promotionsbüro. Darüber hinaus werden keine Auskünfte zum Stand des Verfahrens erteilt. Zu gegebener Zeit erhalten Sie eine schriftliche Benachrichtigung.

Begutachtung

Die Gutachten über Ihre Dissertation werden von uns bestellt. Die Frist für die Gutachten ist sechs Wochen (voraussichtliche Abgabefristen der Gutachten).

Anschließend erhalten die promotionsberechtigten Mitglieder der Fakultät für zwei Wochen Gelegenheit zur Einsicht in die Dissertation und die Gutachten. Nach Ende der Auslage- und Einspruchsfrist erhalten Sie einen schriftlichen Bescheid darüber, ob Ihre Dissertation angenommen oder abgelehnt wurde, sowie über die Note der schriftlichen Leistung. In diesem Schreiben wird auch der Termin für die Disputation bestätigt.

Nachdem Sie Bescheid bekommen haben, dass Ihre Dissertation angenommen wurde, steht die Disputation an. Die mündliche Prüfung ist in der Regel fakultätsöffentlich. Sie haben jedoch die Möglichkeit, der Öffentlichkeit schriftlich zu widersprechen (mit Einreichung des Antrages auf Eröffnung des Promotionsverfahrens).

Nachdem Ihr Promotionsverfahren eröffnet wurde, vereinbaren Sie bitte einen Termin für die Disputation mit Ihrer Prüfungskommission (unter Beachtung der Promotionstermine). Im Anschluss leiten Sie bitte Datum, Uhrzeit und Form der Prüfung (Präsenz oder online) an das Promotionsbüro weiter.

Disputationen können sowohl in Präsenz als auch als Online-Prüfung gehalten werden:

Präsenz:
Sollte die Prüfung in Absprache mit der Prüfungskommission in Präsenz stattfinden, muss die Raumreservierung durch den/die Doktorand*in selbst organisiert werden.

Online:
Sollten wir keine gegenteilige Information erhalten, gehen wir davon aus, dass die Disputation online als Zoom-Meeting stattfindet. Die Online-Prüfung ("Zoom-Raum") wird von dem/der Vorsitzenden der Prüfungskommission erstellt und die Zugangsdaten im Vorfeld der Disputation an alle Beteiligten versendet.

Die Disputation dauert in der Regel 90 Minuten. Hiervon sollen max. 30 Minuten auf Ihren mündlichen Vortrag entfallen; die übrige Zeit ist für die Diskussion Ihrer Dissertation mit der Prüfungskommission vorgesehen. Sie sollten hier die Ergebnisse Ihrer Dissertation vorstellen und verteidigen, und somit auch in der Lage sein, Ihre Forschungsergebnisse in einem größeren Kontext zu diskutieren. Erkundigen Sie sich bei Ihren Betreuer*innen bezüglich der Fokussierung der Inhalte.

Unmittelbar im Anschluss an Vortrag und Diskussion entscheidet die Prüfungskommission darüber, ob die Disputation bestanden wurde, und legt die Note fest und teilt Ihnen die Entscheidung mit.

Nach der mündlichen Prüfung erhalten Sie automatisch per E-Mail ein Zeugnis sowie einen Revisionsschein und Hinweise zur Veröffentlichung Ihrer Dissertation.

Nach erfolgreich bestandener Disputation sind Ihre Promotionsangelegenheiten final erfüllt, wenn Sie Ihre Dissertation auch veröffentlicht haben. Erst dann erhalten Sie auch die Promotionsurkunde und haben das Recht, den Doktortitel zu führen.

Obwohl Sie die Disputation erfolgreich bestanden haben, sind Ihre Promotionsangelegenheiten erst dann final erfüllt, wenn Sie Ihre Dissertation auch abschließend veröffentlicht haben.

Erst dann erhalten Sie auch die Promotionsurkunde und haben das Recht, den Doktortitel zu führen.

Bitte klären Sie, bevor Sie die Veröffentlichung in Angriff nehmen, mit Ihren Betreuer*innen bzw. den Gutachter*Innen Ihrer Dissertation, ob in den Gutachten Änderungsauflagen gemacht wurden, die vor der endgültigen Veröffentlichung zu erfüllen sind!

Es gibt verschiedene Wege der Veröffentlichung:

• Veröffentlichung in einem Verlag als Einzelpublikation (Mindestauflage von 150 Exemplaren ist im Promotionsbüro nachzuweisen), innerhalb einer wissenschaftlichen Reihe oder in einer wissenschaftlichen Zeitschrift.
  Hiervon sind in der USB 6 Pflichtexemplare abzugeben.
• Veröffentlichung durch privaten Druck oder Vervielfältigung in fest gebundener Form.
  Hiervon sind in der USB 60 Pflichtexemplare abzugeben.
• Veröffentlichung in digitaler Form im Internet nach Maßgabe der jeweils geltenden Richtlinien zur Abgabe elektronischer Dissertationen der Universitäts- und Stadtbibliothek Köln KUPS (Link zu KUPS).
  Zusätzlich sind in der USB 6 gedruckte Pflichtexemplare abzugeben.
• im book-on-demand-Verfahren.
  Hiervon sind in der USB 60 gedruckte Pflichtexemplare abzugeben.

Achtung: Das Folgende gilt nur für kumulative Dissertationen oder für monographische Dissertationen mit Teilpublikation:

Wenn Sie eine kumulative Dissertation verfasst haben oder eine monographische Dissertation mit Teilpublikation, müssen Sie bei der abschließenden Veröffentlichung beachten, dass diese Veröffentlichung erst dann im Sinne der Promotionsordnung komplett ist, wenn auch jene Teile der Dissertation der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wurden, die nicht bereits zuvor in Form eines Zeitschriftenartikels oder eines Aufsatzes in einem Sammelwerk erschienen sind.

Im Falle einer kumulativen Dissertation, die ausschließlich aus bereits publizierten oder angenommenen Artikeln sowie dem Manteltext bestand, bedeutet dies, dass wenigstens der Manteltext der Dissertation noch abschließend veröffentlicht werden muss (mit bibliographischen Hinweisen auf die zugrunde liegenden Einzelstudien); im Fall einer monographischen Dissertation mit Teilpublikationen muss mindestens der bisher nicht veröffentlichte Teil der Monographie (mit eindeutigen Hinweisen auf die separat veröffentlichten Teilpublikationen) publiziert werden.

Wurde eine kumulative Dissertation eingereicht und begutachtet, die neben bereits veröffentlichten oder angenommenen Einzelstudien auch solche enthält, die erst eingereicht waren oder in Vorbereitung, so kann entweder die abschließende Veröffentlichung des Manteltexts erst dann erfolgen, wenn all diese Einzelstudien ebenfalls entweder publiziert oder zumindest angenommen wurden, oder die für die abschließende Veröffentlichung vorgesehene Fassung der Dissertation muss neben dem Manteltext auch jene Studien enthalten, die bislang nicht anderswo separat publiziert oder angenommen wurden.

Dies gilt analog auch für bislang nicht geschehene Teilpublikationen als Bestandteil einer Monographie mit Teilpublikation.

Bitte beachten Sie, dass auch in diesen Fällen die zweijährige Frist, bis zu der die abschließende Veröffentlichung der Dissertation zu geschehen hat, eingehalten werden muss.

Sofern für bislang weder in einem Verlag publizierte noch zur Publikation angenommene Studien gleichwohl weiterhin eine separate Publikation in einer Zeitschrift oder einem Sammelwerk angestrebt wird, müssen Sie Ihrerseits mit dem betreffenden Verlag klären, dass es sich um Teile einer Qualifikationsarbeit handelt, die in diesem Zusammenhang bereits veröffentlicht wurden bzw. innerhalb der vorgesehenen Zweijahresfrist veröffentlicht werden müssen.

Die Promotionsurkunde, die Sie dazu berechtigt, den Doktortitel zu führen, erhalten Sie, sobald Sie die geforderten Belegexemplare Ihrer veröffentlichten Dissertation eingereicht haben.

Die gedruckten Pflichtexemplare der Dissertation sind einzureichen in der

Universitäts- und Stadtbibliothek Köln
Abteilung Hochschulschriften, Tausch, Geschenk
Universitätsstraße 33, D-50931 Köln
Raum 4.002 (4. Etage).

Telefon: (0221) 4703318 oder 470-2573

Nach Einreichung der Pflichtexemplare geht dem Promotionsbüro automatisch die Empfangsbestätigung zu.

Den gegengezeichneten Revisionsschein und ggfs. auch eine Kopie des Verlagsvertrages bzw. der Bestätigung des Verlags über die Auflagenhöhe, müssen Sie im Promotionsbüro der Humanwissenschaftlichen Fakultät einreichen (eine Übersendung per E-Mail ist hierbei ausreichend). Bitte beachten Sie dazu die Hinweise für die Veröffentlichung der Dissertation.

Die Humanwissenschaftliche Fakultät veranstaltet jährlich im Wintersemester eine Promotionsfeier, um sich von denjenigen, die ihre mündliche Prüfung bestanden haben, zu verabschieden und ihre Forschungsleistungen zu würdigen.

Zur Promotionsfeier werden diejenigen mit Ihren Freunden und Familien eingeladen, die im vergangenen Jahr ihre Disputation erfolgreich abgelegt haben, unabhängig davon, ob die Dissertation bereits veröffentlicht wurde.

Wir freuen uns bereits darauf, Sie zur Promotionsfeier begrüßen zu dürfen!

Das könnte dann so aussehen: