Die Promotion an der Humanwissenschaftlichen Fakultät (HF) geschieht in der Regel als Individualpromotion. Das heißt, Promovierende bearbeiten ein Forschungsthema ihrer Wahl und werden von einer Betreuungskommission aus (zwei Hochschullehrer*innen und ein*e Postdoktorand*in) wissenschaftlich beraten.

Voraussetzung für die Zulassung als Doktorand*in:

• Sie müssen ein (grobes) Thema identifiziert haben, zu dem Sie forschen möchten.
• Sie haben ein Betreuungsteam aus zwei promotionsberechtigte*n Hochschullehrer*innen der HF und einem*einer Postdoktorand*in gefunden, das Sie bei der Erstellung Ihrer Dissertation betreut. Eine entsprechende Betreuungsvereinbarung muss dem Antrag auf Zulassung als Doktorand*in angefügt sein.

Für die Suche nach einer Betreuungskommission, die Kontaktaufnahme und die erforderlichen Absprachen sind Promotionsinteressierte selbst verantwortlich.

Zusammensetzung der Betreuungskommission:

Mindestens eine*r der betreuenden Hochschullehrer*innen muss stets Mitglied der Humanwissenschaftlichen Fakultät sein; wenn ausschließlich externe Betreuende gewünscht sind, ist eine Promotion an der Humanwissenschaftlichen Fakultät nicht möglich.

Manchmal ist es aus fachlicher Sicht aber sinnvoll oder ratsam, zusätzlich auch eine*n Professor*in und/oder eine*n Postdoktorand*in aus einer anderen Fakultät der Universität zu Köln oder einer anderen Hochschule in das Betreuungsteam zu wählen, z. B. für ein interdisziplinär angelegtes Promotionsprojekt oder wenn die externe Person über besondere Expertise in dem gewählten Themenfeld verfügt.

Falls ein*e Hochschullehrer*in von außerhalb Mitglied des Betreuungsteams werden soll, muss diese Person an ihrer Heimatinstitution das Promotionsrecht haben. In diesem Fall muss zuvor ein entsprechender schriftlicher Antrag im Promotionsbüro eingereicht werden. Ein Formular für den Antrag auf Zulassung externer Betreuender finden Sie in der rechten Spalte: Formular Antrag externe Betreuende.

Externe Postdoktorand*innen können ohne gesonderten Antrag in das Betreuungsteam aufgenommen werden.

Die Promovierenden-Akten an der Universität zu Köln werden elektronisch, über das Programm Docfile: https://docfile.uni-koeln.de/home geführt. Mit der Registrierung in Docfile erstellen Sie sich selbst eine elektronische Akte, in der all Ihre zulassungs- und promotionsrelevanten Daten und Dokumente erfasst sind. Die dort hinterlegten Daten, Dokumente und Informationen werden während des gesamten Promotionsprozesses im Promotionsbüro bearbeitet und können von Ihnen jederzeit eingesehen werden.

Ein Registrierungsassistent führt Sie durch den Registrierungsprozess.

Für die Registrierung in Docfile halten Sie bitte elektronische Kopien der folgenden Dokumente im PDF-Format bereit, die Sie bitte an gegebener Stelle hochladen:

• Hochschulzugangsberechtigung, z. B. Abiturzeugnis
• Hochschulabschlüsse (Urkunden und Prüfungszeugnisse)
• ausgefüllte und unterschriebene Betreuungsvereinbarung (Formular zum Download in der rechten Spalte dieser Webseite)
• Studienverlaufsbescheinigung oder Exmatrikulationsbescheinigung Ihrer bisher absolvierten Studiengänge
• Ggf., falls sich Ihr Name durch Heirat o. ä. gegenüber den in den Zeugnisdokumenten genannten Namen geändert hat, eine entsprechende Bescheinigung

Wenn Sie Ihre Registrierung erfolgreich abgeschlossen haben, werden Sie in Docfile mit dem Status „Anwärter*in“ geführt und erhalten ein Docfile-Aktenzeichen.

Wenn ein Thema und eine Betreuungskommission gefunden und Sie in Docfile mit dem Status „Anwärter*in“ registriert sind, können Sie die Zulassung als Doktorand*in im Promotionsbüro beantragen; verwenden Sie bitte hierfür das entsprechende Antragsformular (das Formular Zulassungsantrag finden Sie auch zum Download in der rechten Spalte) und tragen Sie hier auch Ihr Docfile-Aktenzeichen ein.

Über Ihre Zulassung wie auch über sämtliche weiteren Promotionsangelegenheiten entscheidet der Promotionsausschuss bzw. die dem Promotionsausschuss vorsitzende Person.

Der Promotionsausschuss wird administrativ und organisatorisch durch das Promotionsbüro der HF unterstützt und ist die Anlaufstelle für sämtliche Promotionsangelegenheiten, die durch die geltende Promotionsordnung geregelt sind.

Unterlagen für die Zulassung als Doktorand*in gem. § 5 PromO vom 10.09.2024:

Das Promotionsbüro prüft nach Ihren Unterlagen,

• Zulassungsantrag (Formular zum Download in der rechten Spalte)
• Betreuungsvereinbarung (Formular zum Download in der rechten Spalte dieser Webseite)
• Bachelor Zeugnis und Urkunde (amtlich beglaubigte Kopien)
• Master Zeugnis und Urkunde (amtlich beglaubigte Kopien)
• Kopie Ihrer Hochschulzugangsberechtigung und
• Studienverlaufsbescheinigung bzw. Exmatrikulationsbescheinigung (der Zeitpunkt Ihrer Ersteinschreibung an einer Universität soll aus dem Dokument hervorgehen),

ob Sie die Zulassungsvoraussetzungen als Doktorand*in nach § 5 der Promotionsordnung vom 10.09.2024 erfüllen.

Bitte senden Sie alle oben genannten Unterlagen sowohl in Papierform PER POST an das Promotionsbüro als auch PER E-MAIL an Promotionen-HFuni-koeln.de.

Die Bearbeitung Ihres Antrags kann einige Wochen in Anspruch nehmen. Sofern sich Rückfragen zu den bisher vorliegenden Informationen und Angaben ergeben, wird das Promotionsbüro Kontakt zu Ihnen aufnehmen.

Sofern für die Zulassung als Doktorand*in zusätzliche Schritte erforderlich sind, z. B. eine Eignungsprüfung oder ein Eignungsfeststellungsverfahren, so erhalten Sie ebenfalls entsprechende Mitteilungen aus dem Promotionsbüro.

Ansprechperson im Promotionsbüro ist Frau Katja Honheiser.

Adresse:

Promotionsbüro der Humanwissenschaftlichen Fakultät
Gronewaldstr. 2
Raum 0.109
50931 Köln

Telefon: 0221 / 470 – 4619

Sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, erteilt der Promotionsausschuss Ihnen die Zulassung als Doktorand*in. Ein entsprechender schriftlicher Bescheid wird Ihnen elektronisch vom Promotionsbüro zugesandt. Falls eine Zulassung als Doktorand*in nicht möglich sein sollte, werden Sie vom Promotionsbüro schriftlich darüber informiert.

Die Promotion an der Humanwissenschaftlichen Fakultät setzt ein Promotionsstudium voraus, das mindestens zwei Semester dauert. Während des Promotionsstudiums sollen Promovierende als Promotionsstudent*in an der Universität zu Köln immatrikuliert sein.

Mit dem Zulassungsbescheid aus dem Promotionsbüro können Sie sich im Studierendensekretariat der Universität zu Köln zum Promotionsstudium einschreiben (hier erhalten Sie auch einen Studierendenausweis).

Sie können insgesamt 12 Semester im Promotionsstudium eingeschrieben sein. Nach Ablauf der 12 Semester erfolgt normalerweise die Exmatrikulation durch das Studierendensekretariat der Universität zu Köln. In begründeten Ausnahmefällen ist es aber möglich, die Immatrikulation um zwei weitere Semester zu verlängern. Hierfür muss ein entsprechender Antrag beim Promotionsbüro gestellt werden. Mit der Genehmigung des Promotionsbüros kann im Studierendensekretariat die Verlängerung der Studienzeit beantragt werden.

Auch nach der Exmatrikulation durch das Studierendensekretariat der Universität zu Köln bleibt die Zulassung als Doktorand*in der Fakultät weiterhin gültig, d. h. Sie können Ihre Promotion an der Fakultät auch dann abschließen, wenn Sie bereits exmatrikuliert sind.

Sofern Ihnen in Ihrem Zulassungsbescheid nicht besondere, individuelle Auflagen gemacht wurden, gestalten Sie als Doktorand*in Ihre Promotionsstudien in Absprache mit Ihrer Betreuungskommission weitgehend selbstständig und eigenverantwortlich; es gibt kein verbindliches Curriculum für die Promotion.

Zwei Pflichtelemente sind aber für alle Promovierenden verbindlich und sollen helfen, die Qualität der Promotionsbedingungen zu sichern:

Gute wissenschaftliche Praxis und wissenschaftliche Integrität:

Spätestens im ersten Jahr Ihrer Promotion müssen Sie sich mit den Prinzipien guter wissenschaftlicher Praxis und wissenschaftlicher Integrität vertraut gemacht haben, indem Sie einen Kurs zu den Prinzipien guter wissenschaftlicher Praxis und wissenschaftlicher Integrität absolvieren oder einen Nachweis erbringen, dass Sie sich bereits in gleichwertiger Weise mit dem Thema auseinandergesetzt haben.

Entsprechende Kurse bietet die Graduiertenschule der Humanwissenschaftlichen Fakultät regelmäßig hier an; über Termine werden Sie auch per E-Mail-Rundschreiben informiert.

Regelmäßige Betreuungsgespräche:

Mindestens einmal jährlich müssen Sie den Fortgang Ihrer Promotion mit Ihrer Betreuungskommission besprechen und über Fortschritte und mögliche Herausforderungen im Kontext Ihrer Dissertation sowie über Ihren weiteren Arbeitsplan beraten.

Die Betreuungsgespräche müssen durch formalisierte Protokolle dokumentiert werden. Eine Handreichung zur Planung und Gestaltung der Betreuungsgespräche finden Sie in der rechten Spalte.
Diese Handreichung enthält am Schluss auch ein Formular zur Dokumentation Ihrer Gespräche.

Sowohl der Nachweis zur guten wissenschaftlichen Praxis als auch die Protokolle Ihrer Betreuungsgespräche müssen später, wenn Sie Ihre Dissertation einreichen, im Promotionsbüro vorgelegt werden.

Dissertationsform:
Die Dissertation, an der Sie nun arbeiten, kann in unterschiedlicher Form vorgelegt werden:

• Als monographische Dissertation (Einzelschrift)
• Als monographiebasierte Dissertation mit Teilpublikationen. Sie haben hierbei die Möglichkeit eine Monographie zu schreiben, in der Teilergebnisse bereits veröffentlicht sind, bevor die gesamte Dissertation vorgelegt wird, ohne dass hierzu ein gesonderter Antrag erforderlich wäre.
  Wenn Sie Ihre Dissertation einreichen, soll diese in einem gesonderten Abschnitt darauf hinweisen, welche Teile bereits vorab veröffentlicht wurden.
• Als publikationsbasierte Dissertation (kumulativ). Die kumulative Dissertation besteht aus mehreren einzelnen Forschungsarbeiten sowie aus einem Manteltext, der die Forschungsarbeiten in einen thematisch und methodisch kohärenten Zusammenhang einordnet.
  In der Regel ist eine Veröffentlichung der Einzelarbeiten in anerkannten Fachzeitschriften mit Peer-Review-Verfahren erforderlich. In zwei der Einzelarbeiten muss die promovierende Person Erstautor*in sein, und die Arbeiten sollten mindestens zur Publikation angenommen sein.
  In der Frage nach dem angemessenen Umfang und Aufwand der Publikationsleistung bestehen fachspezifische Unterschiede. Bitte lassen Sie sich daher zum erforderlichen Umfang und Aufwand Ihrer Publikationsleistungen von Ihren Betreuungspersonen beraten.

Sowohl für die publikationsbasierte, kumulative Dissertation als auch für die monographiebasierte Dissertation mit Teilpublikationen gilt: Wenn Sie Ihre Einzelarbeiten gemeinsam mit mehreren weiteren Autor*innen verfasst haben, muss die Dissertation einen gesonderten Abschnitt enthalten, in dem Ihr Eigenanteil an den in Kooperation erzielten Ergebnissen beschrieben ist.

Im Verlauf des Promotionsprozesses kann sich herausstellen, dass eine andere als die zunächst von Ihnen gewählte Dissertationsform sich als sachlich angemessener erweist. In diesem Fall ist es möglich, die Dissertationsform nachträglich zu ändern.

Formatvorlage für die Dissertationsschrift:
Die Humanwissenschaftliche Fakultät verzichtet auf einheitliche Vorgaben zur formalen Gestaltung der Dissertation, da sich die Standards in den hier vertretenen Fächern oft unterscheiden.

Sie sind, sofern die Regeln des wissenschaftlichen Arbeitens eingehalten werden, somit frei, wie Sie Ihre Dissertation formal gestalten.

Sie können sich beispielsweise an dem in Ihrem Fach Üblichen orientieren und in der Gestaltung Ihres Manuskripts den Empfehlungen einschlägiger deutscher oder internationaler Fachgesellschaften folgen.

Sollte es keine entsprechenden Empfehlungen der für Sie einschlägigen Fachgesellschaften geben, ist es z. B. auch möglich, dass Sie den Manteltext einer kumulativen Dissertation entsprechend den Vorgaben der Zeitschriften gestalten, in denen der Großteil Ihrer Einzelstudien erschienen ist, oder entsprechend den Vorgaben der Zeitschriften, die Sie am häufigsten rezipiert haben.

Halten Sie zu dieser Frage auch mit Ihren Betreuungspersonen Rücksprache!

Neben den Kursangeboten zur guten wissenschaftlichen Praxis und wissenschaftlicher Integrität macht die fakultätsweite Graduiertenschule der Humanwissenschaftlichen Fakultät ihren Mitgliedern weitere Beratungs-, Qualifizierungs- und finanzielle Unterstützungsangebote, die Ihre individuelle Betreuung komplementär ergänzen.

Als Promovierende der Humanwissenschaftlichen Fakultät sind Sie automatisch Mitglied der Graduiertenschule.

Mit der Mitgliedschaft in der Graduiertenschule sind keine weiteren Pflichten verbunden („passive Mitgliedschaft“).
Finanzielle Förderung und Unterstützung gewährt die Graduiertenschule aber nur „aktiven Mitgliedern“.

Wenn Sie daher finanzielle Unterstützung der Graduiertenschule beantragen möchten, z. B. für eine Tagungsreise oder einen eigenen Workshop, müssen Sie belegen, dass Sie sich aktiv am Betreuungs- und Qualifizierungskonzept der Graduiertenschule beteiligt haben (mindestens einmal pro Jahr); Beispiele für Aktivitäten, die zur Antragstellung berechtigen, werden in den jeweiligen Ausschreibungen genannt.

Informationen zur Graduiertenschule, zur Mitgliedschaft und zu den Angeboten finden Sie hier.

Mit der Abgabe Ihrer Dissertation beantragen Sie die Zulassung zur Promotion. Dieser Zeitpunkt entscheidet auch darüber, wann Sie die mündliche Prüfung ablegen können.

Promotionstermine:

Die Promotionsverfahren werden in mehreren Phasen pro Semester nach festen Stichtagen zeitlich synchronisiert. D. h. der frühestmögliche Termin zur mündlichen Prüfung richtet sich danach, bis zu welchem Stichtag spätestens Ihr Promotionsantrag im Promotionsbüro eingegangen ist.
Eine Übersicht über die aktuellen Promotionsphasen finden Sie hier.

Promotionsantrag

Der vollständige Promotionsantrag ist in § 12 der Promotionsordnung geregelt. Er umfasst den Antrag auf Zulassung zur Promotion (siehe rechte Spalte dieser Webseite), die Dissertation und weitere Dokumente und ist im Promotionsbüro einzureichen. Eine Checkliste über die erforderlichen Unterlagen nach PromO 10.09.2024 finden Sie auf der letzten Seite des Antrags.

Der vollständige Antrag auf Zulassung zur Promotion muss wie folgt eingereicht werden:

1. als Papierversion per Post an das Promotionsbüro (mit den Originalunterschriften zusammen mit einem gebundenen Exemplar der Dissertation) sowie
2. als digitale Version per E-Mail an promotionen-hfSpamProtectionuni-koeln.de (elektronische Kopien der Antragsunterlagen, jeweils einzeln im PDF-Format)

Entscheidend für die Erreichung einer bestimmten Frist ist der Eingang des elektronischen Antrags. Bitte stellen Sie sicher, dass die Papierversion Ihres Antrags schnellstmöglich im Promotionsbüro eintrifft.

Es ist möglich, folgende Vorschläge zu machen und im Antrag zu vermerken:

(a) Gutachter*innen
(b) Besetzung der Prüfungskommission
(c) Termin der mündlichen Prüfung (mit den beteiligten Personen abgestimmt und den Prüfungsphasen entsprechend)

Wenn das Prüfungsverfahren eröffnet wird, erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung aus dem Promotionsbüro. Darüber hinaus werden keine Auskünfte zum Stand des Verfahrens erteilt. Zu gegebener Zeit erhalten Sie eine schriftliche Benachrichtigung.

Begutachtung

Die Gutachten über Ihre Dissertation werden von uns bestellt. 

Anschließend erhalten die promotionsberechtigten Mitglieder der Fakultät für zwei Wochen Gelegenheit zur Einsicht in die Dissertation und die Gutachten. Nach Ende der Auslage- und Einspruchsfrist erhalten Sie einen schriftlichen (elektronischen) Bescheid darüber, ob Ihre Dissertation angenommen oder abgelehnt wurde, sowie über die Note der schriftlichen Leistung. In diesem Schreiben wird auch der von Ihnen vereinbarte Termin für die Disputation final bestätigt.

Nachdem Sie Bescheid bekommen haben, dass Ihre Dissertation angenommen wurde, steht die Disputation an. Die mündliche Prüfung ist in der Regel fakultätsöffentlich. Sie haben jedoch die Möglichkeit, der Öffentlichkeit schriftlich zu widersprechen (mit Einreichung des Antrages auf Zulassung zur Promotion).

Sofern Sie nicht schon im Vorfeld mit Ihrer Prüfungskommission einen Termin für die Disputation vereinbart haben (siehe Schritt 8), vereinbaren Sie diesen Termin bitte spätestens nachdem Ihr Prüfungsverfahren eröffnet wurde, (unter Beachtung der Promotionstermine) und leiten Datum, Uhrzeit und Form der Prüfung (Präsenz oder online) an das Promotionsbüro weiter.

Disputationen können sowohl in Präsenz als auch als Online-Prüfung gehalten werden:

(a) Präsenz: Sollte die Prüfung in Absprache mit der Prüfungskommission in Präsenz stattfinden, muss die Raumreservierung durch den/die Doktorand*in selbst organisiert werden.

(b) Online: Die Online-Prüfung findet per Zoom statt. Das entsprechende Zoom-Meeting wird von dem/der Vorsitzenden der Prüfungskommission erstellt; die oder der Vorsitzende versendet auch die Zugangsdaten im Vorfeld der Disputation an alle Beteiligten.

Ablauf Disputation:
Die Disputation dauert in der Regel 90 Minuten. Hiervon sollen max. 30 Minuten auf Ihren mündlichen Vortrag entfallen; die übrige Zeit ist für die Diskussion Ihrer Dissertation mit der Prüfungskommission vorgesehen. Sie sollten die Ergebnisse Ihrer Dissertation vorstellen und verteidigen und zeigen, dass Sie Ihre Forschungsergebnisse auch in einem größeren Kontext diskutieren können. Stimmen Sie sich mit Ihren Betreuer*innen über eine möglichst günstige Fokussierung der Inhalte ab.

Unmittelbar im Anschluss an Vortrag und Diskussion verlassen Sie kurz den Prüfungsraum, und die Prüfungskommission entscheidet darüber, ob die Disputation bestanden wurde. Die Note wird festgelegt, und die Entscheidung wird Ihnen direkt anschließend mitgeteilt.

Nach der Disputation:
Im Anschluss an die Disputation wird Ihr Zeugnis erstellt. Dieses erhalten Sie ebenso per E-Mail wie ein Formular zur Druckreifeerklärung für Ihre Gutachter*innen und Hinweise zur Veröffentlichung Ihrer Dissertation.

Nach erfolgreich bestandener Disputation ist das Prüfungsverfahren zwar beendet; Ihre Promotion ist aber erst dann endgültig abgeschlossen, wenn Sie Ihre Dissertation auch veröffentlicht haben. Erst dann erhalten Sie auch die Promotionsurkunde und haben das Recht, den Doktortitel zu führen.

Obwohl Sie die Disputation erfolgreich bestanden haben, ist Ihre Promotion erst dann komplett, wenn Sie Ihre Dissertation auch abschließend veröffentlicht haben. Erst dann erhalten Sie auch die Promotionsurkunde und haben das Recht, den Doktortitel zu führen.

Bitte klären Sie, bevor Sie die Veröffentlichung in Angriff nehmen, mit den Gutachter*Innen Ihrer Dissertation, ob in den Gutachten Änderungsauflagen gemacht wurden, die vor der endgültigen Veröffentlichung zu erfüllen sind!

Die finale Fassung der Dissertation (mit oder ohne Änderungen), die zur Veröffentlichung bestimmt ist, muss vor der Publikation den Gutachter*innen noch einmal zur Prüfung vorgelegt werden. Mit ihrer Unterschrift auf der Druckreifeerklärung erteilen die Gutachter*innen dann die finale Erlaubnis zur Publikation.

Es gibt verschiedene Wege der Veröffentlichung. Eine Übersicht dazu finden Sie im Dokument "Hinweisblatt für Veröffentlichung".

Die Promotionsurkunde, die Sie dazu berechtigt, den Doktortitel zu führen, erhalten Sie, sobald Sie die Druckreifeerklärung Ihrer Gutachter*innen sowie die geforderten Belegexemplare Ihrer veröffentlichten Dissertation eingereicht haben.

Druckreifeerklärung:

Die von Ihren Gutachter*innen unterzeichnete Druckreifeerklärung und ggfs. auch eine Kopie des Verlagsvertrages bzw. der Bestätigung des Verlags über die Auflagenhöhe müssen Sie im Promotionsbüro der Humanwissenschaftlichen Fakultät vorlegen (eine Übersendung per E-Mail ist hierbei ausreichend). Bitte beachten Sie dazu die Hinweise für die Veröffentlichung der Dissertation.

Pflichtexemplare:

Die gedruckten Pflichtexemplare der Dissertation sind einzureichen in der

Universitäts- und Stadtbibliothek Köln
Abteilung Hochschulschriften, Tausch, Geschenk
Universitätsstraße 33, D-50931 Köln
Raum 4.002 (4. Etage)

Telefon: (0221) 4703318 oder 470-2573

Nach Einreichung der Pflichtexemplare geht dem Promotionsbüro automatisch die Empfangsbestätigung zu.

Sobald die Veröffentlichung Ihrer Dissertation vollends abgeschlossen ist, wird das Promotionsbüro Kontakt mit Ihnen aufnehmen und verabreden, wie Ihnen die Promotionsurkunde ausgehändigt werden soll.

Die Humanwissenschaftliche Fakultät veranstaltet jährlich im Wintersemester eine Promotionsfeier, um sich von denjenigen, die ihre mündliche Prüfung bestanden haben, zu verabschieden und ihre Forschungsleistungen zu würdigen.

Zur Promotionsfeier werden diejenigen mit Ihren Freunden und Familien eingeladen, die im vergangenen Jahr ihre Disputation erfolgreich abgelegt haben, unabhängig davon, ob die Dissertation bereits veröffentlicht wurde.

Wir freuen uns bereits darauf, Sie zur Promotionsfeier begrüßen zu dürfen!

Das könnte dann so aussehen: